Rechnungs- und Zahlungsdaten automatisch abgleichen
und an DATEV übermitteln
Rechnungsdaten des ERP-Systems mit Zahlungsdaten unabhängiger Zahlungsdienstleister abgleichen und an DATEV übermitteln.
Die Herausforderung
Wenn Sie Ihre Rechnungen über ein ERP-System wie Lexware erstellen und versenden, die Zahlungen jedoch über einen unabhängigen Zahlungsdienstleister vereinnahmen, stehen Sie regelmäßig vor zwei Herausforderungen:
Nr. 1: Zum einen erhalten Sie von Zahlungsdienstleistern wie Stripe, Klarna, Mollie oder GoCardless in der Regel Sammelzahlungen als sogenannte Payouts. Diese müssen zunächst in Einzelzahlungen der Kunden und zugehörige Kostenpositionen (bspw. Gebühren) aufgeteilt werden.
Nr. 2: Zum anderen müssen die im ERP-System erfassten Rechnungsdaten debitorisch verbucht und anschließend mit den tatsächlichen Zahlungsdaten abgeglichen werden.
Mit zunehmendem Transaktionsvolumen steigt der Aufwand in der Buchführung dabei deutlich überproportional. Rechnungen steuerlich korrekt zu bewerten und sauber zu verbuchen, Zahlungsdaten aufzuteilen und anschließend die einzelnen Debitorenpositionen abzugleichen, bindet immer mehr Zeit und wird zunehmend fehleranfällig.
Unsere konkrete Lösung
Mit dem BEOH Link rufen Sie sowohl Rechnungsdaten von Ihrem ERP-System (Lexware) ab als auch Zahlungsdaten des Zahlungsdienstleisters (Stripe, Klarna, Mollie oder GoCardless). Wir übernehmen dann die Erlöskontenzuordnung nach umsatzsteuerlichen Vorschriften und die Aufteilung der Zahlungspositionen eines Payouts. Durch das Matching der Daten automatisieren Sie praktisch die komplette Debitorenbuchführung inklusive der Payouts.
Schritt-für-Schritt Umsetzung
ERP-Daten aufbereiten und Erlöskontierung prüfen
Die Lexware-Daten können in Echtzeit, automatisch abgerufen werden. Sie können das Format der Rohdaten individuell für das DATEV-Format aufbereiten. Mit unserer Erlöskontenlogik, prüfen wir die Rechnungen nach USt-Vorschriften und kategorisieren sie in die entsprechenden Erlöskonten.
Zahlungsdaten anreichern und DATEV-Felder zuordnen
Wir rufen bereits gebuchte offene Posten aus dem Rechnungswesen ab und gleichen sie automatisch mit den Kreditkartentransaktionen ab. Dabei erfolgt eine automatische Kontierung sowie die Anreicherung der Zahlungsdaten um Rechnungsnummern sowie weitere relevante Merkmale.
Übermittlung der Buchungssätze an das Rechnungswesen
Nach der Aufbereitung, können die Buchungssätze direkt übermittelt werden. Auf Wunsch kann der Übermittlungsprozess auch automatisch an einem bestimmten Tag im Monat automatisch ausgeführt werden.
Eingesetzte Services
Möchten Sie mehr erfahren?
Diese Best-Practice zeigt nur die praktischen Umsetzungsmöglichkeiten. In unserer Dokumentation erfahren Sie alle Details über die technische Umsetzung und in unseren Anleitungen finden Sie konkrete Schritt-für-Schritt-Hilfestellungen.